Οδηγός Χρήσης για Vendors

1. Τι είναι το E-reserve για την επιχείρησή σου

Το E-reserve.eu είναι πλατφόρμα online κρατήσεων. Εσύ καταχωρείς τον χώρο σου (beach bar, εστιατόριο, κατάλυμα, σκάφος, parking, υπηρεσία κ.λπ.) και τα «προϊόντα» του (ξαπλώστρες, τραπέζια, δωμάτια, ραντεβού, οχήματα), οι πελάτες σε βρίσκουν από την αναζήτηση ή από το QR που έχεις στον χώρο σου, κλείνουν και πληρώνουν online, και εσύ διαχειρίζεσαι τα πάντα από έναν πίνακα ελέγχου (Vendor Dashboard).

Οι βασικές έννοιες που θα συναντήσεις παντού:

Δεν υπάρχει συνδρομή ούτε κόστος εγγραφής. Χρεώνεσαι μόνο όταν υπάρχει επιτυχημένη κράτηση, μέσω της προμήθειας που προστίθεται στην τιμή του πελάτη.

2. Εγγραφή και πρώτη καταχώρηση

2.1 Δημιουργία λογαριασμού

1. Πήγαινε στο e-reserve.eu/register/ (ή από τη σελίδα «Για Επιχειρήσεις» → «Δημιούργησε Λογαριασμό»).
2. Συμπλήρωσε: Όνομα χρήστη, Email, Κωδικό και Επιβεβαίωση κωδικού.
3. Θα λάβεις email καλωσορίσματος.

Αν έχεις ήδη λογαριασμό, συνδέεσαι από το e-reserve.eu/login/. Υπάρχει και σύνδεσμος «Ξέχασα τον κωδικό μου» για επαναφορά μέσω email.

2.2 Καταχώρηση της επιχείρησης

Υπάρχουν δύο δρόμοι, με το ίδιο αποτέλεσμα:

Α. Από τη σελίδα «Για Επιχειρήσεις» (e-reserve.eu/for-businesses/ → φόρμα «Καταχώρησε την επιχείρησή σου»). Πεδία:

• Επωνυμία *
• Κατηγορία * (λίστα με αναζήτηση: παραλίες/beach bars, εστίαση, καταλύματα, σκάφη, μεταφορές, parking, εκδηλώσεις κ.λπ.)
• Διεύθυνση χώρου * (οδός & αριθμός, περιοχή, πόλη, Τ.Κ., χώρα) + κουμπί «Δείξε στον χάρτη» — μπορείς να σύρεις την πινέζα στο ακριβές σημείο
• Περιγραφή
• Τηλέφωνο επικοινωνίας * και Email επικοινωνίας * — δίνονται στον πελάτη μόλις επιβεβαιωθεί η κράτηση
• Μήνυμα προς τον πελάτη — μπαίνει μέσα στο email επιβεβαίωσης (οδηγίες πρόσβασης, check-in, parking κ.λπ.)
• Τύπος δικαιούχου * (Εταιρεία/Επαγγελματίας ή Ιδιώτης), Χώρα ΑΦΜ/VAT, ΑΦΜ / VAT *, Επωνυμία τιμολόγησης, ΔΟΥ
• Αποδοχή Όρων Χρήσης * — περιλαμβάνει τη δήλωση ότι το e-reserve παρέχει μόνο την πλατφόρμα και δεν φέρει ευθύνη για τη φορολογική σου συμμόρφωση ή τα παραστατικά προς τους πελάτες σου

Το ελληνικό ΑΦΜ ελέγχεται αυτόματα (9 ψηφία + checksum). Ξένο VAT ελέγχεται μέσω VIES.

Β. Από τον πίνακα ελέγχου (καρτέλα «Νέος Χώρος», βλ. ενότητα 5) — ο οδηγός 3 βημάτων, που σου επιτρέπει να βάλεις και τα προϊόντα από την αρχή.

2.3 Τι γίνεται μετά την υποβολή

• Με την προεπιλεγμένη ρύθμιση της πλατφόρμας, ο χώρος γίνεται live αμέσως και λαμβάνεις email «Η επιχείρησή σου είναι live».
• Αν η πλατφόρμα έχει ενεργή τη χειροκίνητη έγκριση, λαμβάνεις email «Επιβεβαίωσε την επιχείρησή σου» με κουμπί ενεργοποίησης. Πατώντας το, ο χώρος δημοσιεύεται. Εναλλακτικά τον εγκρίνει ο διαχειριστής και λαμβάνεις email «Η επιχείρησή σας εγκρίθηκε».
• Ο λογαριασμός σου αποκτά αυτόματα ρόλο Vendor και μπορείς να μπεις στον πίνακα ελέγχου.

Τα φορολογικά στοιχεία (ΑΦΜ, ΔΟΥ, επωνυμία) και η αποδοχή όρων ζητούνται μία φορά. Στους επόμενους χώρους που θα προσθέσεις δεν ξαναζητούνται.

3. Ο πίνακας ελέγχου (Vendor Dashboard)

Διεύθυνση: e-reserve.eu/vendor-dashboard/. Με τη σύνδεση ως vendor ανακατευθύνεσαι αυτόματα εκεί.

3.1 Πάνω μέρος

• Καλωσόρισμα με το όνομά σου και σύνδεσμος «← Αρχική».
• Τρεις κάρτες στατιστικών:
• Χώροι — πόσους χώρους έχεις καταχωρημένους.
• Κρατήσεις — σύνολο κρατήσεων· αν υπάρχουν εκκρεμείς, εμφανίζεται με κόκκινο «(+N)».
• Έσοδα (επιβεβαιωμένα) — άθροισμα της χρέωσης των κρατήσεων σε κατάσταση «Επιβεβαιωμένη» ή «Ολοκληρώθηκε».
• Αν δεν έχεις συμπληρώσει στοιχεία πληρωμής, βλέπεις κίτρινη προειδοποίηση «Συμπλήρωσε τα στοιχεία πληρωμής σου» με κουμπί «Συμπλήρωση» (βλ. 7.2).

3.2 Πλαϊνό μενού (καρτέλες)

Όπου υπάρχει επιλογή χώρου (dropdown «Επιλογή χώρου»), η καρτέλα δουλεύει για τον χώρο που έχεις επιλέξει. Αν δεν επιλέξεις, προεπιλέγεται ο πρώτος.

4. Χώροι & Προϊόντα

4.1 Λίστα χώρων («Χώροι μου»)

Πίνακας με στήλες: Χώρος (όνομα, πόσες μονάδες και πόσες εικόνες έχει), Κατηγορία, Τοποθεσία, Κατάσταση, Ενέργειες.

Καταστάσεις χώρου:

Κουμπιά ενεργειών (εικονίδια) σε κάθε γραμμή:

• Προβολή — ανοίγει τη δημόσια σελίδα του χώρου σε νέα καρτέλα, όπως τη βλέπει ο πελάτης.
• Προϊόντα — μεταφέρει στο πάνελ προϊόντων του χώρου (παρακάτω στην ίδια σελίδα).
• Εικόνες — ανοίγει τη διαχείριση gallery.
• Επεξεργασία — ανοίγει τη φόρμα στοιχείων του χώρου.
• Απενεργοποίηση / Ενεργοποίηση — κρύβει προσωρινά τον χώρο από την αναζήτηση (π.χ. εκτός σεζόν) ή τον επαναφέρει. Οι κρατήσεις και τα δεδομένα δεν χάνονται.
• Διαγραφή — ζητά επιβεβαίωση («Θα διαγραφούν και οι μονάδες του») και στέλνει χώρο και προϊόντα στον κάδο. Μη αναστρέψιμο από τον πίνακά σου· για επαναφορά χρειάζεται ο διαχειριστής.

4.2 Επεξεργασία χώρου

Πεδία της φόρμας:

• **Επωνυμία *** — το όνομα που βλέπει ο πελάτης.
• Κατηγορία — αλλάζει και τα φίλτρα με τα οποία σε βρίσκουν.
• Τηλέφωνο χώρου και Email χώρου — εμφανίζονται στον πελάτη μετά την επιβεβαίωση της κράτησης, για απευθείας συνεννόηση.
• Διεύθυνση χώρου — οδός & αριθμός, περιοχή, πόλη , Τ.Κ., χώρα. Με το κουμπί «Εντοπισμός στον χάρτη»* η διεύθυνση μετατρέπεται σε πινέζα· μπορείς να τη σύρεις στο ακριβές σημείο. Οι συντεταγμένες μπαίνουν στο voucher του πελάτη ως κουμπί πλοήγησης Google Maps, οπότε αξίζει να είναι ακριβείς.
• Περιγραφή — ελεύθερο κείμενο για τη σελίδα του χώρου.
• Μήνυμα προς τον πελάτη (στο email επιβεβαίωσης) — οδηγίες πρόσβασης, ώρες check-in, parking κ.λπ. Στέλνεται αυτόματα σε κάθε επιβεβαιωμένη κράτηση.
• Παροχές (checkbox, λειτουργούν και ως φίλτρα αναζήτησης):
• Wifi, Parking, Outdoor, Family Friendly, Pet Friendly
• Δωρεάν Ακύρωση — ενημερωτική ένδειξη προς τον πελάτη και φίλτρο αναζήτησης.
• Άμεση Επιβεβαίωση (χωρίς έγκριση κράτησης) — αλλάζει τη ροή: κάθε κράτηση επιβεβαιώνεται αυτόματα με την πληρωμή, χωρίς να χρειάζεται η έγκρισή σου (βλ. 6.3). Αν δεν το τσεκάρεις, κάθε κράτηση περιμένει έγκρισή σου εντός 48 ωρών.
• Στοιχεία καταλύματος (εμφανίζονται μόνο για κατηγορίες καταλύματος, π.χ. Hotels/Airbnb, Camping/Glamping): Check-in, Check-out, Ελάχιστες διανυκτερεύσεις, Δωμάτια, Κρεβάτια, Μέγ. άτομα, Διαμόρφωση κρεβατιών, Επιτρέπονται παιδιά, Επιτρέπονται κατοικίδια, Κανόνες διαμονής. Εμφανίζονται στη σελίδα του χώρου («Στοιχεία καταλύματος») και οι ελάχιστες διανυκτερεύσεις εφαρμόζονται στην κράτηση.

Πατάς Αποθήκευση. Οι αλλαγές φαίνονται αμέσως στη δημόσια σελίδα.

4.3 Εικόνες (Gallery)

Κουμπί «Προσθήκη Εικόνων» → ανοίγει τη βιβλιοθήκη πολυμέσων όπου ανεβάζεις από τον υπολογιστή/κινητό σου ή διαλέγεις από όσες έχεις ήδη ανεβάσει (βλέπεις μόνο τις δικές σου). Κάθε εικόνα έχει «×» για αφαίρεση. Η πρώτη εικόνα λειτουργεί ως κεντρική στη λίστα αποτελεσμάτων.

4.4 Προϊόντα / Μονάδες του χώρου

Κάτω από τη λίστα χώρων υπάρχει το πάνελ «Προϊόντα — <όνομα χώρου>» με dropdown «Επιλογή χώρου». Ο πίνακας δείχνει: Μονάδα, Τύπος, Booking Fee, Διαθεσιμότητα (πόσα υπάρχουν), Κατάσταση (Ενεργό/Ανενεργό) και κουμπιά Επεξεργασία, Απενεργ./Ενεργοπ., Διαγραφή.

Προσθήκη Νέας Μονάδας (φόρμα στο κάτω μέρος) και Επεξεργασία έχουν τα ίδια πεδία:

Στην Επεξεργασία μονάδας υπάρχουν επιπλέον:

• Ωράριο διαθεσιμότητας ανά ημέρα εβδομάδας: checkbox ανοιχτό/κλειστό, ώρα από – έως (βήμα 15′), και διαλείμματα («+ διάλειμμα») μέσα στα οποία δεν βγαίνουν ραντεβού. Αν το κλείσιμο είναι πριν το άνοιγμα (π.χ. 09:30 – 02:00) το ωράριο συνεχίζει μετά τα μεσάνυχτα.
• Πρόσθετα / έξτρα χρεώσεις («+ Πρόσθετο»): κάθε γραμμή έχει όνομα, τιμή, αν είναι «ανά βραδιά», και τύπο:
• Προαιρετικό — ο πελάτης διαλέγει ποσότητα (π.χ. Πρωινό 8 €)
• Υποχρεωτικό — προστίθεται πάντα (π.χ. Φόρος διαμονής 2,50 €/βραδιά)
• Ανά άτομο — πολλαπλασιάζεται με τα άτομα
• Ανά άτομο πάνω από Ν — χρεώνεται μόνο για τα άτομα πάνω από το όριο (π.χ. Επιπλέον άτομο 10 €/βραδιά πάνω από 3)

Ενεργό / Ανενεργό: η ανενεργή μονάδα δεν προσφέρεται για κράτηση αλλά κρατά όλα τα στοιχεία της. Διαγραφή: ζητά επιβεβαίωση και στέλνει τη μονάδα στον κάδο.

4.5 Τιμές ανά Περίοδο

Για κάθε μονάδα μπορείς να ορίσεις διαφορετική τιμή για συγκεκριμένο διάστημα (Από – Έως – Τιμή € → «Προσθήκη»). Π.χ. Αύγουστος 25 € αντί για 15 €. Αν η ημερομηνία της κράτησης πέφτει μέσα σε κανόνα, ισχύει η τιμή του κανόνα· αλλιώς το βασικό booking fee. Κάθε κανόνας διαγράφεται με το «✕». Οι κανόνες εμφανίζονται και στη δημόσια σελίδα της μονάδας.

4.6 Μη διαθέσιμες ημέρες (ανά μονάδα)

Κλείνεις μία συγκεκριμένη μονάδα για ένα διάστημα (Από – Έως προαιρετικό → «Αποκλεισμός»), π.χ. «το δωμάτιο 3 είναι σε συντήρηση 10–15/9». Οι υπόλοιπες μονάδες του χώρου μένουν διαθέσιμες. Κάθε κλεισμένη μέρα έχει «×» για άρση. Για να κλείσεις όλο τον χώρο, χρησιμοποιείς την καρτέλα «Διαθεσιμότητα» (ενότητα 8).

5. Νέος Χώρος (οδηγός 3 βημάτων)

Πρώτα: «Τι επιχείρηση έχεις;» Γράφεις με δικά σου λόγια τι είναι το μαγαζί σου, στα ελληνικά ή με λατινικούς χαρακτήρες, ακόμα και με ορθογραφικά λάθη (π.χ. «ταβέρνα», «komotirio», «beach mpar»). Σου προτείνουμε το σωστό είδος. Μόλις το διαλέξεις, συμπληρώνονται η κατηγορία και μια πρώτη μονάδα, που τις αλλάζεις όπως θέλεις. Αν δεν βρίσκεις το είδος σου, διάλεξε «Άλλη κατηγορία» και γράψε μας.

Βήμα 1 — Στοιχεία χώρου: Επωνυμία , Κατηγορία , Τοποθεσία , Περιγραφή, Φωτογραφίες («Προσθήκη εικόνων»). Αν είναι η πρώτη σου καταχώρηση, ζητούνται και Μορφή (Εταιρεία/Ιδιώτης), Χώρα ΑΦΜ/VAT, ΑΦΜ/VAT , ΔΟΥ, Επωνυμία τιμολόγησης και αποδοχή Όρων Χρήσης.

Βήμα 2 — Προϊόντα / Μονάδες: «Προσθήκη μονάδας» όσες φορές θέλεις. Κάθε κάρτα έχει τα πεδία της ενότητας 4.4 (τίτλος, τύπος, χαρακτηριστικά, booking fee, χρέωση, διαθεσιμότητα, μέγιστα άτομα, τρόπος κράτησης, διάρκεια ραντεβού, περιγραφή, tags) συν προαιρετικά Κανόνες τιμής ανά περίοδο και Κλειστά διαστήματα. Ωράριο και έξτρα χρεώσεις ορίζονται μετά, από τη λίστα προϊόντων.

Βήμα 3 — Έλεγχος & Δημιουργία: σύνοψη όλων όσων έβαλες. Με «Δημιουργία χώρου» δημιουργούνται χώρος, μονάδες, τιμές και κλεισίματα μαζί, και μεταφέρεσαι στον πίνακα. Ισχύει ό,τι περιγράφεται στο 2.3 για το πότε γίνεται live.

Με «← Πίσω» / «Συνέχεια →» κινείσαι ανάμεσα στα βήματα χωρίς να χάνεις ό,τι έγραψες.

6. Κρατήσεις

6.1 Η λίστα

Στήλες: # (κωδικός #ER000123), Χώρος, Ημ/νία (ή εύρος ημερών), Ώρα (από – έως), Άτομα, Χρέωση, Κατάσταση, Ενέργειες. Εμφανίζονται οι 100 πιο πρόσφατες. Στο μενού, δίπλα στο «Κρατήσεις», υπάρχει κόκκινο σήμα με τον αριθμό των εκκρεμών.

Καταστάσεις κράτησης:

6.2 Ενέργειες

• Σε Εκκρεμεί / Αναμ. Έγκρισης: κουμπιά Επιβεβαίωση και Απόρριψη.
• Σε Επιβεβαιωμένη: κουμπί Ολοκλήρωση (την περνάς σε «Ολοκληρώθηκε» όταν ο πελάτης εξυπηρετηθεί· δεν στέλνει χρήματα, είναι για δική σου τάξη και για τα στατιστικά).
• Σε κάθε αλλαγή κατάστασης ο πελάτης λαμβάνει email ενημέρωσης.

6.3 Η ροή έγκρισης (αν ΔΕΝ έχεις «Άμεση Επιβεβαίωση»)

1. Ο πελάτης κλείνει και πληρώνει online. Η κράτηση γίνεται «Αναμ. Έγκρισης».
2. Λαμβάνεις email «Νέα κράτηση #ER… — απαιτείται έγκριση εντός 48 ωρών» με όλα τα στοιχεία (πελάτης, ημερομηνία, ώρα, άτομα, χρέωση και «Θα λάβετε» = το δικό σου ποσό) και δύο κουμπιά: Έγκριση (πράσινο) και Απόρριψη (κόκκινο). Πατάς κατευθείαν από το email, χωρίς σύνδεση — ή το κάνεις από τον πίνακα.
3. Αν δεν απαντήσεις σε 24 ώρες, λαμβάνεις υπενθύμιση με την ακριβή προθεσμία.
4. Αν περάσουν οι 48 ώρες χωρίς απάντηση, η κράτηση ακυρώνεται αυτόματα, ο πελάτης ενημερώνεται και του επιστρέφονται τα χρήματα. Χάνεις την κράτηση, γι' αυτό αξίζει να απαντάς γρήγορα.
5. Με Έγκριση: ο πελάτης λαμβάνει email επιβεβαίωσης με το voucher/QR και το «Μήνυμα προς τον πελάτη» σου, κι εσύ email «Κράτηση #ER… επιβεβαιώθηκε — στοιχεία πελάτη» με τηλέφωνο/email του για απευθείας επικοινωνία.
6. Με Απόρριψη: ο πελάτης ενημερώνεται ότι δεν εγκρίθηκε και ότι θα λάβει πλήρη επιστροφή εντός 3–5 εργάσιμων. Την επιστροφή τη διεκπεραιώνει η πλατφόρμα.

6.4 Η ροή με «Άμεση Επιβεβαίωση»

Αν στις Παροχές του χώρου έχεις τσεκάρει «Άμεση Επιβεβαίωση (χωρίς έγκριση κράτησης)», μόλις ολοκληρωθεί η πληρωμή η κράτηση γίνεται απευθείας Επιβεβαιωμένη, ο πελάτης παίρνει αμέσως το voucher, κι εσύ λαμβάνεις email «Νέα κράτηση #ER… — <χώρος>» με τα στοιχεία και κουμπί «Διαχείριση κρατήσεων». Δεν υπάρχουν προθεσμίες. Προτείνεται όταν η διαθεσιμότητα που έχεις δηλώσει είναι ακριβής.

6.5 Διπλοκρατήσεις

Το σύστημα κρατά ταυτόχρονα: την ποσότητα που δήλωσες ανά μονάδα, τις κρατήσεις που έχουν ήδη γίνει, τις μη διαθέσιμες ημέρες, το ωράριο, και τα ημερολόγια που έχεις συνδέσει (iCal/Beds24). Τη στιγμή που ένας πελάτης ολοκληρώνει κράτηση η μονάδα κλειδώνει για λίγα δευτερόλεπτα, ώστε δύο πελάτες να μην κλείσουν την ίδια θέση ταυτόχρονα.

6.6 Το voucher του πελάτη

Μόλις επιβεβαιωθεί η κράτηση ο πελάτης λαμβάνει email με κουμπί «Άνοιγμα voucher» και QR. Το voucher δείχνει χώρο, ημερομηνία, ώρα, άτομα, τοποθεσία με κουμπί πλοήγησης, πρόσθετα και κωδικό #ER…. Στην άφιξη σου δείχνει το voucher (ή σου λέει τον κωδικό) και το αντιστοιχίζεις με τη γραμμή στις Κρατήσεις σου. Την προηγούμενη μέρα της κράτησης ο πελάτης λαμβάνει αυτόματη υπενθύμιση.

6.7 Ακυρώσεις από τον πελάτη

Ο πελάτης μπορεί να ακυρώσει από τον λογαριασμό του στο e-reserve όσο η κράτηση δεν είναι ήδη «Ακυρωμένη» ή «Ολοκληρωμένη». Η κράτηση εμφανίζεται ως «Ακυρωμένη» στη λίστα σου και η θέση απελευθερώνεται.

7. Έσοδα και πληρωμές

7.1 Έσοδα ανά μήνα

Πίνακας με Μήνα, αριθμό κρατήσεων και Σύνολο, για κρατήσεις «Επιβεβαιωμένη» ή «Ολοκληρώθηκε» (τελευταίοι 12 μήνες).

7.2 Στοιχεία πληρωμής (payout)

Εδώ δηλώνεις πού θα σου καταβάλλονται τα έσοδα:

• Τρόπος πληρωμής: Τραπεζικός λογαριασμός (IBAN) ή PayPal.
• IBAN (ελέγχεται για εγκυρότητα), Δικαιούχος (ονοματεπώνυμο/επωνυμία), Τράπεζα (προαιρετικό).
• Email λογαριασμού PayPal (αν επιλέξεις PayPal).

Το IBAN είναι υποχρεωτικό για όλους, ακόμη κι αν πληρώνεσαι μέσω PayPal: είναι ο λογαριασμός που καταχωρείται στα παραστατικά σου και η εναλλακτική αν αποτύχει η πληρωμή PayPal. Μέχρι να το συμπληρώσεις, ο πίνακας δείχνει την κίτρινη προειδοποίηση.

7.3 Πληρωμές προς εσένα

• «Σε εκκρεμότητα προς εσένα»: το ποσό που σου οφείλεται αυτή τη στιγμή.
• Πότε πληρώνεσαι: μετά την ημέρα της κράτησης, με τραπεζικό έμβασμα στο IBAN σου. Μόλις σταλεί, παίρνεις email (βλ. 15.2).
• Πίνακας ανά μήνα: Κρατήσεις, Τζίρος, Προμήθεια, Πληρωμένα, Εκκρεμεί.
• Αναλυτικά ανά κράτηση: Ημ/νία, Χώρος/Μονάδα, Πελάτης, Σύνολο, Προμήθεια, Καθαρό (το δικό σου), Κατάσταση (πληρωμένο/εκκρεμεί).

7.4 Πώς βγαίνουν τα ποσά

• Ορίζεις booking fee, π.χ. 20 €. Αυτό είναι το καθαρό σου.
• Η πλατφόρμα προσθέτει την προμήθειά της (ποσοστό, σταθερό ποσό ανά κράτηση ή ανά άτομο, με ελάχιστη χρέωση — ανάλογα με τη συμφωνία σου). Ο πελάτης πληρώνει την τιμή σου συν τη χρέωση υπηρεσίας (π.χ. 20 € + 2 €). Η χρέωση υπηρεσίας φαίνεται χωριστά στο καλάθι, πριν πληρώσει.
• Τα πρόσθετα/έξτρα και οι τιμές ανά περίοδο μπαίνουν στη βάση πριν υπολογιστεί η προμήθεια.
• Το παραστατικό προς τον τελικό πελάτη για την υπηρεσία σου είναι δική σου ευθύνη (όπως αποδέχτηκες στους Όρους). Η πλατφόρμα εκδίδει παραστατικό μόνο για τη δική της προμήθεια.

8. Διαθεσιμότητα

Dropdown επιλογής χώρου πάνω-πάνω. Τρεις κάρτες:

8.1 Ημερολόγιο Διαθεσιμότητας

Διαλέγεις Προϊόν και βλέπεις μηνιαίο ημερολόγιο (βελάκια για προηγούμενο/επόμενο μήνα, ορίζοντας ~400 ημέρες) με χρώματα:

• Λευκό — Διαθέσιμο
• Κίτρινο — Μερικώς κρατημένο (έχουν κλειστεί μερικά από τα διαθέσιμα)
• Κόκκινο — Πλήρες
• Γκρι — Αποκλεισμένο (από εσένα ή από συνδεδεμένο ημερολόγιο)

Είναι μόνο για ανάγνωση· οι αλλαγές γίνονται από τις επόμενες κάρτες.

8.2 Αποκλεισμένες Ημερομηνίες (όλος ο χώρος)

Αποκλεισμός — Από / Έως (προαιρετικό) → «Αποκλεισμός». Κλείνει όλες τις μονάδες του χώρου για τις ημέρες αυτές (αργία, ιδιωτική εκδήλωση, κλειστό). Κάθε ημέρα έχει «×» για άρση. Για μία μόνο μονάδα χρησιμοποιείς την ενότητα 4.6.

8.3 Συγχρονισμός Ημερολογίων (iCal, για όλο τον χώρο)

• Ημερολόγια προς εισαγωγή: κολλάς συνδέσμους .ics από Airbnb, Booking.com, Google Calendar, Expedia κ.λπ. («+ Προσθήκη ημερολογίου» για πολλές πηγές). Με «Αποθήκευση & Συγχρονισμός» οι πιασμένες μέρες των άλλων καναλιών μπλοκάρονται εδώ. Ο συγχρονισμός επαναλαμβάνεται αυτόματα κάθε ώρα. Φαίνεται «Τελευταίος συγχρονισμός» και πόσες ημέρες είναι κλεισμένες από iCal.
• Ο σύνδεσμός σου (εξαγωγή): ένα URL iCal με τις κρατήσεις του e-reserve. Το κολλάς στο Airbnb/Booking/Google ώστε ό,τι κλείνει εδώ να κλείνει κι εκεί. Κουμπί «Αντιγραφή».

Το ημερολόγιο αυτής της κάρτας αφορά όλο τον χώρο (μία πηγή κλείνει όλες τις μονάδες). Αν κάθε δωμάτιο έχει δικό του ημερολόγιο, χρησιμοποίησε την καρτέλα «API & Συνδέσεις».

9. API & Συνδέσεις

Μία σελίδα για όλες τις εξωτερικές συνδέσεις, ανά χώρο. Κάθε σύνδεση έχει ένδειξη Συνδεδεμένο / Μη συνδεδεμένο.

9.1 iCal ανά μονάδα

Πίνακας με κάθε μονάδα, πεδίο για ένα ή περισσότερα URL ημερολογίου (ένα ανά γραμμή), τελευταίος συγχρονισμός και αριθμός κλεισμένων ημερών, κουμπί «Αποθήκευση». Έτσι το ημερολόγιο του «Δωματίου 2» στο Airbnb μπλοκάρει μόνο το «Δωμάτιο 2» εδώ.

9.2 Beds24 (αμφίδρομη σύνδεση)

Σύνδεση: 1. Στο Beds24 → Marketplace → API → «Generate invite code». 2. Δικαιώματα: READ σε bookings, bookings-personal, inventory, properties, και WRITE στο bookings (ώστε οι κρατήσεις από το e-reserve να κλείνουν τις μέρες και στο Beds24). Τίποτα σε DELETE. 3. Κόλλησε τον κωδικό στο πεδίο «Κωδικός πρόσκλησης Beds24» → «Σύνδεση», μέσα σε 24 ώρες από τη δημιουργία του. Χρησιμοποιείται μία φορά, μετά η σύνδεση ανανεώνεται μόνη της. Δεν δίνεις πουθενά τον κωδικό πρόσβασής σου στο Beds24.

Μετά τη σύνδεση:

• Αντιστοίχιση δωματίων: σε κάθε μονάδα βάζεις το roomId του Beds24 → «Αποθήκευση». Με «Δες τα δωμάτιά μου» βλέπεις τη λίστα των δωματίων σου με τα id τους.
• Συγχρονισμός τώρα — άμεσος συγχρονισμός (αλλιώς γίνεται αυτόματα κάθε ώρα).
• Εισαγωγή τιμών — αντιγράφει τις τιμές του Beds24 στις «Τιμές ανά Περίοδο»· δεν πειράζει όσες έχεις ορίσει εσύ.
• Άμεση ενημέρωση (προαιρετικό) — κολλάς το webhook URL που σου δίνουμε στο Beds24 → Settings → Properties → Access → Booking Webhook, και οι αλλαγές έρχονται μέσα σε λεπτά αντί για κάθε ώρα.
• Ανανέωση σύνδεσης — αν αλλάξεις δικαιώματα στο Beds24, βγάζεις νέο κωδικό και τον κολλάς εδώ χωρίς αποσύνδεση.
• Αποσύνδεση — διακόπτει τη σύνδεση όποτε θέλεις.
• Αν κάτι αποτύχει, εμφανίζεται «Τελευταίο σφάλμα: …» στην κάρτα· δεν κλείνει ποτέ το ημερολόγιό σου σιωπηλά.

9.3 Έχεις ήδη δικό σου σύστημα κρατήσεων

Πολλά μαγαζιά έχουν ήδη δική τους σελίδα κρατήσεων. Δεν χρειάζεται να την αλλάξεις. Οι κρατήσεις του e-reserve φτάνουν σε σένα με τρεις τρόπους, και διαλέγεις όποιον σε βολεύει:

• Email και πίνακας ελέγχου: κάθε κράτηση έρχεται με email και φαίνεται στην καρτέλα «Κρατήσεις».
• Ημερολόγιο iCal: παίρνεις έναν σύνδεσμο και τον βάζεις στο ημερολόγιο ή στο σύστημα που ήδη χρησιμοποιείς.
• Σύνδεση με API: αν το σύστημά σου την υποστηρίζει, οι κρατήσεις περνούν αυτόματα. Αυτό το στήνουμε μαζί, μετά από έλεγχο.

Στις «Ρυθμίσεις κρατήσεων» δηλώνεις ποιο σύστημα έχεις και ποια θέση ή υπηρεσία του αντιστοιχεί σε ποια μονάδα εδώ. Όταν κλείνεις μια θέση τηλεφωνικά ή από το δικό σου σύστημα, πάτα «+ Χειροκίνητη κράτηση ή κλείσιμο», για να μην την κλείσει και κάποιος από το e-reserve.

9.4 Ραντεβού, προσωπικό και ελάχιστη κατανάλωση

Από τον πίνακα, πάτα «Διαχείριση κάτοψης και χώρων» και άνοιξε την ενότητα «Ρυθμίσεις κρατήσεων · υπηρεσίες · προσωπικό». Εκεί:

• Υπηρεσίες (κομμωτήρια, ιατρεία, αισθητική): όνομα, τιμή, διάρκεια και διάλειμμα πριν ή μετά. Μια νέα υπηρεσία μένει κρυφή μέχρι να πατήσεις «Δημοσίευση υπηρεσίας».
• Προσωπικό: προσθέτεις άτομα και διαλέγεις ποιες υπηρεσίες κάνει το καθένα. Ο πελάτης βλέπει μόνο τις ώρες που είναι ελεύθερο κάποιο κατάλληλο άτομο.
• Τιμές και χρεώσεις: για κάθε μονάδα ορίζεις ελάχιστη κατανάλωση (ο πελάτης την πληρώνει online και την αφαιρείς από τον λογαριασμό του στο μαγαζί), προκαταβολή ή σταθερή τιμή κράτησης. Με «+ Περίοδος» βάζεις διαφορετικό ποσό για συγκεκριμένες ημέρες, π.χ. Σαββατοκύριακα. Γράψε πάντα και την πολιτική ακύρωσης.
• Χειροκίνητες κρατήσεις και κλεισίματα: περνάς κρατήσεις που έκλεισες τηλεφωνικά ή κλείνεις μια θέση ή ώρα.

Η χρέωση υπηρεσίας του e-reserve εμφανίζεται στον πελάτη χωριστά και δεν αφαιρείται από την κατανάλωση.

10. Προγραμματισμός μηνυμάτων

Στέλνεις αυτόματα email στους πελάτες σε σχέση με την κράτησή τους — π.χ. «8 ώρες πριν την άφιξη» οδηγίες πρόσβασης, «1 ημέρα μετά την αναχώρηση» ευχαριστήριο/αξιολόγηση.

Νέος κανόνας:

• Εφαρμόζεται σε: Όλους τους χώρους μου, ή Επιλεγμένα (τσεκάρεις ολόκληρους χώρους ή/και συγκεκριμένα προϊόντα, σε όποιον συνδυασμό).
• Πότε: αριθμός + ώρες/ημέρες + Πριν/Μετά + γεγονός: Άφιξη / Check-in, Αναχώρηση / Check-out, ή Δημιουργία κράτησης (Χ ώρες/ημέρες μετά τη δημιουργία).
• «Αν η κράτηση γίνει αργότερα από αυτό το όριο, στείλε το μήνυμα τη στιγμή της κράτησης» — π.χ. κανόνας «8 ώρες πριν την άφιξη» και κράτηση 2 ώρες πριν: το μήνυμα φεύγει αμέσως.
• Θέμα και Περιεχόμενο με κουμπιά εισαγωγής πεδίων: {businessName}, {unitName}, {guestName}, {guestFirstName}, {checkInDate}, {checkInTime}, {checkOutDate}, {checkOutTime}, {guests}, {bookingRef}. Συμπληρώνονται αυτόματα ανά κράτηση.
• Αποστολή αντιγράφου (BCC) σε εμένα — παίρνεις κι εσύ το email.
• Ενεργός κανόνας — μπορείς να τον κρατήσεις αποθηκευμένο αλλά ανενεργό.

Η λίστα κανόνων δείχνει Πότε, Χώροι, Θέμα, Κατάσταση και κουμπιά Επεξεργασία / Ενεργοποίηση–Απενεργοποίηση / Διαγραφή.

11. Υλικό προβολής

Για κάθε ενεργό (Live) χώρο σου:

• Προεπισκόπηση του QR και του συνδέσμου του χώρου.
• «Κατέβασε αφίσα (PNG)» — έτοιμη αφίσα 1080×1528 «Σκάναρε & κλείσε online» με το όνομα του χώρου σου και το QR, για ταμείο, τραπέζι, είσοδο.
• «Μόνο το QR» — το QR σε υψηλή ανάλυση για δικό σου υλικό (μενού, κάρτες).
• Σαρώσεις QR: Ν — πόσες φορές σκαναρίστηκε. Ο πελάτης που σκανάρει πηγαίνει απευθείας στη σελίδα του χώρου σου και κλείνει από το κινητό.

12. Τι βλέπει και τι κάνει ο πελάτης (για να ξέρεις τι περιμένει από σένα)

1. Βρίσκει τον χώρο σου από την αναζήτηση (λέξη, τοποθεσία, κατηγορία, ημερομηνία, τιμή, άτομα, παροχές, Δωρεάν Ακύρωση, Άμεση Επιβεβαίωση, tags), από τους προτεινόμενους/δημοφιλείς της αρχικής, ή από το QR σου.
2. Στη σελίδα του χώρου βλέπει φωτογραφίες, περιγραφή, παροχές, τοποθεσία σε χάρτη, στοιχεία καταλύματος (αν υπάρχουν), τα προϊόντα με τιμές «από», τιμές ανά περίοδο, και το ημερολόγιο διαθεσιμότητας.
3. Κλείνει: επιλέγει προϊόν → ημερομηνία/εύρος ή μέρα+ώρα (ανάλογα τον τρόπο κράτησης) → άτομα/ποσότητα → πρόσθετα → πληρωμή online (κάρτα μέσω Nexi ή PayPal). Μπορεί να κλείσει και ως επισκέπτης ή με λογαριασμό.
4. Λαμβάνει email: «Αίτημα κράτησης — αναμένει έγκριση» (αν χρειάζεται έγκριση) ή απευθείας «Επιβεβαίωση» με το voucher και το μήνυμά σου· «δεν εγκρίθηκε» ή «αυτόματη ακύρωση» με επιστροφή χρημάτων· υπενθύμιση την προηγούμενη ημέρα· τα δικά σου προγραμματισμένα μηνύματα.
5. Από τον λογαριασμό του βλέπει τις κρατήσεις του, το voucher, και μπορεί να ακυρώσει.
6. Μετά την επιβεβαίωση βλέπει το τηλέφωνο και το email του χώρου σου για απευθείας επικοινωνία.
7. Μπορεί να υποβάλει παράπονο από τη σελίδα «Παράπονο», το οποίο διαχειρίζεται η πλατφόρμα.

13. Τα email που λαμβάνεις ως vendor (σύνοψη)

Όλα τα email πηγαίνουν στο email του λογαριασμού σου (όχι στο «Email χώρου», που είναι για τους πελάτες).

14. Συμβουλές και συχνές ερωτήσεις

• Δεν εμφανίζομαι στην αναζήτηση. Έλεγξε ότι ο χώρος είναι «Live» (όχι Ανενεργό/Εκκρεμεί), ότι έχει τουλάχιστον ένα Ενεργό προϊόν, και ότι η κατηγορία/τοποθεσία είναι σωστές.
• Ο πελάτης δεν μπορεί να κλείσει μια μέρα. Δες το Ημερολόγιο Διαθεσιμότητας: μπορεί να είναι πλήρες, αποκλεισμένο, εκτός ωραρίου, ή κλεισμένο από iCal/Beds24.
• Πόσο γρήγορα πρέπει να απαντώ; Εντός 48 ωρών, αλλιώς η κράτηση ακυρώνεται και τα χρήματα επιστρέφονται. Αν η διαθεσιμότητά σου είναι ακριβής, ενεργοποίησε την «Άμεση Επιβεβαίωση» και μην χάνεις καμία.
• Θέλω διαφορετική τιμή το Σαββατοκύριακο/Αύγουστο. Τιμές ανά Περίοδο (4.5).
• Έχω 30 ξαπλώστρες. Ένα προϊόν «Ξαπλώστρα» με Διαθεσιμότητα 30 και τρόπο κράτησης «Ολόκληρη μέρα». Αν έχεις πρώτη/δεύτερη σειρά με άλλη τιμή, δύο προϊόντα.
• Κάνω ραντεβού ανά ώρα. Τρόπος κράτησης «Ραντεβού», διάρκεια 60′, ωράριο ανά μέρα με διαλείμματα.
• Ενοικιάζω δωμάτια. «Εύρος ημερών», ελάχιστες διανυκτερεύσεις στα Στοιχεία καταλύματος, πρόσθετα για φόρο διαμονής/πρωινό/επιπλέον άτομο, iCal ή Beds24 για να μη διπλοκλείνεις με Airbnb/Booking.
• Κλείνω για διακοπές. Αποκλεισμένες Ημερομηνίες για όλο τον χώρο (8.2) ή Απενεργοποίηση του χώρου (4.1).
• Πότε πληρώνομαι; Μετά την ημέρα της κράτησης, με έμβασμα στο IBAN σου (βλ. 15.2). Χωρίς IBAN δεν γίνεται πληρωμή.
• Παραστατικά. Εσύ εκδίδεις προς τον πελάτη για την υπηρεσία σου· η πλατφόρμα μόνο για την προμήθειά της.
• Θέλω περισσότερη προβολή. Η αφίσα/QR (11) είναι δωρεάν. Για προτεινόμενη καταχώρηση, sponsored θέση ή banner στην αρχική/αναζήτηση, επικοινώνησε με την πλατφόρμα (διαχειρίζονται από τον διαχειριστή).
• Βοήθεια. Σελίδα «Βοήθεια & FAQ» και «Επικοινωνία» στο e-reserve.eu.

15. Πώς λειτουργούμε — κανόνες & νέα (Οκτώβριος 2026)

15.1 Ακυρώσεις και επιστροφές χρημάτων

• Αν ακυρώσεις ή απορρίψεις εσύ μια κράτηση, ο πελάτης παίρνει πίσω αυτόματα όλο το ποσό, όπως ορίζει ο νόμος.
• Σε αυτή την περίπτωση εσύ δεν χρεώνεσαι τίποτα και η επιστροφή γίνεται αυτόματα.
• Αν ακυρώσει ο πελάτης, εφαρμόζεται η πολιτική ακύρωσης που ορίζεις στην καρτέλα «Κρατήσεις»: αν δέχεσαι ακυρώσεις και μέχρι πόσες ώρες πριν.
• Αν ο πελάτης ακυρώσει μέσα στο όριο, του επιστρέφεται αυτόματα το δικό σου ποσό. Αν ακυρώσει αργότερα, δεν του επιστρέφεται τίποτα.
• Όταν ακυρώνει ο πελάτης, η χρέωση υπηρεσίας e-reserve δεν επιστρέφεται.
• Ο πελάτης βλέπει την πολιτική ακύρωσής σου πριν πληρώσει.

15.2 Πότε και πώς πληρώνεσαι

• Μετά την ημέρα της κράτησης, η ομάδα e-reserve στέλνει το ποσό σου με τραπεζικό έμβασμα στο IBAN σου. Μόλις σταλεί, παίρνεις email.
• Για να πληρωθείς χρειάζονται τα οικονομικά σου στοιχεία: ονοματεπώνυμο δικαιούχου, IBAN, τράπεζα και ΑΦΜ. Αν λείπουν, βλέπεις κόκκινη προειδοποίηση στον πίνακα.
• Αν ο πελάτης σε πληρώνει στο κατάστημα ή έχεις μόνο δωρεάν κρατήσεις, δεν χρειάζεται τίποτα από τα παραπάνω.

15.3 Η τιμή σου και η χρέωση υπηρεσίας

• Κρατάς ολόκληρη την τιμή που ορίζεις. Η χρέωση υπηρεσίας e-reserve προστίθεται στην τιμή του πελάτη και φαίνεται χωριστά στο καλάθι.
• Αν βάλεις τιμή 0, η κράτηση είναι δωρεάν για σένα: ο πελάτης πληρώνει online μόνο μια μικρή χρέωση κράτησης και ό,τι καταναλώσει το πληρώνει στο κατάστημα.

15.4 Εκπτώσεις, «Φέρε φίλο» και Last minute

• Στο «Υλικό προβολής» φτιάχνεις κωδικούς έκπτωσης από 5% έως 50%, με ημερομηνία λήξης και όριο χρήσεων αν θέλεις.
• Με το «Φέρε φίλο», ο πελάτης βλέπει τον κωδικό σου μετά την κράτηση και τον στέλνει σε φίλους με έναν σύνδεσμο.
• Η έκπτωση αφαιρείται από τη δική σου τιμή και η χρέωση υπηρεσίας μένει ίδια. Ισχύει και για ελάχιστη κατανάλωση.
• Η έκπτωση δεν αθροίζεται με το Last minute: ο πελάτης παίρνει την καλύτερη από τις δύο.

15.5 Ολοκλήρωση προφίλ — πότε βγαίνει online ένας νέος χώρος

• Στο «Χώροι & Προϊόντα» βλέπεις την κάρτα «Ολοκλήρωση προφίλ» με ποσοστό και λίστα: τι λείπει, γιατί χρειάζεται και πού το συμπληρώνεις.
• Ένας νέος χώρος βγαίνει online αυτόματα όταν έχει τουλάχιστον 3 φωτογραφίες, περιγραφή, τηλέφωνο, διεύθυνση, προϊόντα με τιμή και οικονομικά στοιχεία (αν πληρώνεσαι μέσω e-reserve).
• Το ωράριο, η πολιτική ακύρωσης, η κάτοψη, η σύνδεση με το σύστημά σου και το κουμπί κράτησης στο Instagram ή στο site σου ανεβάζουν το ποσοστό, αλλά δεν είναι υποχρεωτικά.
• Αν χρειάζεσαι βοήθεια με τη σύνδεση, πάτα «Χρειάζομαι βοήθεια με τη σύνδεση» και σε βοηθάμε εμείς.

15.6 Φωτογραφίες

Πριν ανέβει μια φωτογραφία, ελέγχεται αυτόματα. Τηλέφωνα, email, λογαριασμοί social media και QR codes θολώνονται. Οι πελάτες σε βρίσκουν και επικοινωνούν μαζί σου μέσα από το e-reserve.

15.7 Λίστα κρατήσεων

• Στη στήλη «Πελάτης» βλέπεις ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο και email. Οι κρατήσεις από Booking.com, Airbnb και άλλα κανάλια έχουν σήμα με το όνομα του καναλιού.
• Στα καταλύματα, ο πελάτης δίνει στο ταμείο αριθμό ταυτότητας ή διαβατηρίου και χώρα έκδοσης. Τα βλέπεις μόνο εσύ (🪪) για τη δήλωση στην εφορία και φυλάσσονται κρυπτογραφημένα.
• Οι επιβεβαιωμένες κρατήσεις έχουν κουμπί «Ακύρωση». Αν ακυρώσεις, ο πελάτης παίρνει πίσω όλο το ποσό.

15.8 Click Taxi — για οδηγούς ταξί

• Η εγγραφή γίνεται με ένα κλικ στη σελίδα «Γίνε οδηγός». Ο πρώτος χρόνος είναι δωρεάν και μετά κοστίζει 50 € τον χρόνο, χωρίς προμήθεια ανά κούρσα.
• Ανεβάζεις δίπλωμα, άδεια ταξί ή κυκλοφορίας και ταυτότητα. Η ομάδα e-reserve τα ελέγχει και μετά την έγκριση μπαίνεις online.
• Δηλώνεις πόλη, θέσεις (βανάκι, 9θέσιο) και αν δέχεσαι αμαξίδιο ΑμεΑ.
• Τυπώνεις το QR του Click Taxi και το κολλάς μέσα στο όχημα. Μπορεί να σου ζητηθεί φωτογραφία.
• Αν ο στόλος σου έχει σύστημα dispatch, το δηλώνεις με το API key του. Αλλιώς δουλεύεις από την εφαρμογή e-reserve: αποδοχή, «Έφτασα» και χάρτης.
• Ο πελάτης πληρώνει την κούρσα απευθείας στον οδηγό. Εκτός ΕΕ δεκτά μόνο μετρητά.